Politica de confidențialitate
și informare GDPR
Cum colectăm, prelucrăm și protejăm datele tale cu caracter personal. Document întocmit conform Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR).
Cuprins
🏢 1. Identitatea operatorului
| Denumire | SMARTEN S.R.L. |
| Nr. Reg. Comerț | J16/263/2023 |
| CUI | 47569496 |
| Adresă sediu | Str. Principala nr. 75, Georocu Mare, județul Dolj, România |
| Email contact GDPR | office@smarten.ro |
| Telefon | +40 750 488 660 |
| Site web | https://smarten.ro |
SMARTEN S.R.L. acționează în calitate de operator de date cu caracter personal în sensul art. 4 alin. (7) din GDPR, în legătură cu datele prelucrate prin intermediul site-ului web și al activității comerciale.
📋 2. Date colectate și scopuri de prelucrare
Prelucrăm date cu caracter personal în mod transparent, pentru scopuri precise și determinate. Nu colectăm mai multe date decât este necesar.
| Categorie date | Date specifice | Scop prelucrare |
|---|---|---|
| Date de identificare și contact | Nume, prenume sau denumire firmă, număr de telefon, adresă de email | Răspuns la cereri de ofertă, comunicare comercială precontractuală, gestionarea relației cu clienții |
| Date privind proiectul | Locație (localitate/județ), tipul de serviciu solicitat, detalii tehnice furnizate voluntar în mesaj (suprafață, număr de puncte, preferințe) | Elaborarea ofertei tehnico-comerciale personalizate |
| Date contractuale și financiare | Date din contractele încheiate, date de facturare (nume/firmă, adresă, CUI/CNP, cont bancar dacă e cazul) | Executarea contractului, emiterea facturilor, îndeplinirea obligațiilor fiscale și contabile |
| Date tehnice (log-uri server) | Adresă IP, tip browser (user-agent), sistem de operare, pagini accesate, dată și oră acces | Securitatea infrastructurii, prevenirea accesului neautorizat, diagnosticarea erorilor tehnice |
| Cookie-uri / localStorage | Preferința privind consimțământul cookie (stocat local în browser) | Reținerea opțiunii exprimate privind cookie-urile, funcționarea corectă a site-ului |
⚖️ 3. Temeiuri legale ale prelucrării
Fiecare operațiune de prelucrare se bazează pe cel puțin unul dintre temeiurile legale prevăzute de art. 6 GDPR:
| Temei legal | Aplicabilitate |
|---|---|
Art. 6(1)(b)Executarea unui contract / măsuri precontractuale |
Prelucrarea datelor din cererea de ofertă (pentru a putea oferi o ofertă), din contractele de prestări servicii și din relația post-vânzare. Acest temei se aplică atunci când prelucrarea este necesară pentru a executa un contract la care persoana vizată este parte. |
Art. 6(1)(c)Obligație legală |
Prelucrarea datelor de facturare și contabile, în conformitate cu Legea nr. 227/2015 (Codul fiscal), Legea contabilității nr. 82/1991 și alte norme fiscale aplicabile. Documentele justificative se păstrează conform termenelor legale. |
Art. 6(1)(f)Interes legitim |
Prelucrarea log-urilor de server pentru securitatea infrastructurii și prevenirea atacurilor informatice. Interesul legitim al operatorului în protejarea sistemelor proprii prevalează față de interesele persoanelor vizate, cu condiția că datele sunt reținute o perioadă limitată și nu sunt utilizate în alte scopuri. |
Art. 6(1)(a)Consimțământ |
Stocarea preferinței privind cookie-urile în localStorage. Consimțământul poate fi retras oricând prin ștergerea datelor site-ului din browser (Settings → Site data) sau prin apăsarea butonului "Doar esențiale". |
🗓️ 4. Perioade de retenție
Datele sunt păstrate strict atât timp cât este necesar scopului pentru care au fost colectate sau cât impune legea.
| Categorie date | Perioadă de retenție | Motivare |
|---|---|---|
| Cereri de ofertă neconvertite în contract | Maximum 12 luni de la data cererii | Timp rezonabil pentru urmărirea discuțiilor; după aceea, interesul legitim dispare |
| Date din contracte și comunicare post-contract | Durata contractului + 3 ani | Termenul general de prescripție civil conform Codului Civil |
| Documente de facturare și contabile | 10 ani de la data emiterii | Obligație legală — art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991 |
| Log-uri tehnice server | Maximum 90 zile | Necesare pentru detectarea incidentelor de securitate; durata standard în industrie |
| Preferință cookie (localStorage) | Până la ștergerea manuală sau a datelor browserului | Stocaj local în browser, sub controlul utilizatorului |
La expirarea perioadei de retenție, datele sunt șterse sau anonimizate în mod securizat.
🔗 5. Destinatari și transferuri de date
Nu vindem, nu cedăm și nu închiriem datele tale unor terți în scopuri de marketing sau în alte scopuri comerciale.
Datele pot fi accesate de sau transmise către:
| Destinatar | Rol | Garanții |
|---|---|---|
| Furnizor de găzduire web | Procesator de date — asigură infrastructura serverului pe care rulează site-ul și sistemul de email | Contract de procesare a datelor (DPA); servere localizate în România / UE |
| Furnizori de servicii IT și colaboratori tehnici interni | Persoane din echipa Smarten cu acces limitat la datele necesare prestării serviciilor | Clauze de confidențialitate, acces pe baza principiului "need to know" |
| Contabil / auditor financiar | Procesează datele de facturare în vederea îndeplinirii obligațiilor contabile și fiscale | Contract de confidențialitate; obligații legale proprii de protecție a datelor |
| Autorități publice | ANAF, instanțe judecătorești, organe de urmărire penală | Numai la cerere expresă, în baza obligației legale — art. 6(1)(c) GDPR |
Transferuri în afara SEE: În prezent nu realizăm transferuri de date în afara Spațiului Economic European. Dacă situația se schimbă, vom actualiza această politică și vom asigura garanțiile adecvate conform art. 46 GDPR (clauze contractuale standard sau decizii de adecvare).
🍪 6. Cookie-uri și tehnologii similare
Site-ul smarten.ro utilizează un număr minim de tehnologii de stocare locală. Nu integrăm scripturi de tracking terță parte (ex. Google Analytics, Facebook Pixel, reclame) și nu transmitem date de navigație unor platforme externe.
| Tehnologie | Denumire / Cheie | Scop | Durată | Tip |
|---|---|---|---|---|
| localStorage | smarten_consent |
Reținerea opțiunii privind consimțământul la cookie-uri (valori: essential sau all) |
Persistent (până la ștergere manuală) | Funcțional / esențial |
| Cookie de sesiune HTTP | Setat de serverul web (PHPSESSID / server session) | Funcționarea formularului de contact și securitatea CSRF | Sesiune browser (dispare la închidere) | Esențial / tehnic |
🛡️ 7. Drepturile tale ca persoană vizată
Conform GDPR, ai următoarele drepturi în legătură cu datele tale cu caracter personal prelucrate de SMARTEN S.R.L.:
Dreptul de acces (art. 15)
Poți solicita confirmarea că prelucrăm date despre tine și, dacă da, o copie a datelor respective.
Dreptul la rectificare (art. 16)
Ai dreptul să soliciți corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete.
Dreptul la ștergere (art. 17)
Poți solicita ștergerea datelor în anumite condiții: datele nu mai sunt necesare, retragi consimțământul, te opui prelucrării și nu există alt temei legal.
Dreptul la restricționare (art. 18)
Poți solicita restricționarea prelucrării (ex. datele sunt marcate dar nu prelucrate activ) în cazurile prevăzute de lege.
Dreptul la portabilitate (art. 20)
Datele furnizate pe baza consimțământului sau a unui contract pot fi solicitate într-un format structurat, uzual, citibil automat.
Dreptul la opoziție (art. 21)
Te poți opune prelucrării bazate pe interesul legitim al operatorului; vom evalua dacă interesele noastre prevalează.
Dreptul de a nu face obiectul
unei decizii automate (art. 22)
Nu folosim profilare automată sau luarea automată de decizii cu efecte juridice sau similare.
Dreptul de a retrage consimțământul
Dacă prelucrarea se bazează pe consimțământ, îl poți retrage oricând fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare.
Dacă consideri că drepturile îți sunt încălcate, ai dreptul să depui o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP):
| Adresă | B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28–30, Sector 1, București, 010336 |
| Telefon | +40 318 059 211 |
| anspdcp@dataprotection.ro | |
| Site web | www.dataprotection.ro |
🔐 8. Securitatea datelor
Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor tale împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii sau divulgării, conform art. 32 GDPR:
| Măsură de securitate | Detalii |
|---|---|
| Conexiune HTTPS | Toate comunicațiile între browser și server sunt criptate prin TLS. Certificatul SSL este activ și actualizat. |
| Control acces la date | Accesul la datele personale este restricționat la persoanele care au nevoie de ele pentru prestarea serviciilor. Se aplică principiul least privilege. |
| Actualizări de securitate | Serverul, aplicațiile și dependințele sunt actualizate regulat pentru eliminarea vulnerabilităților cunoscute. |
| Backup regulat | Datele de pe server sunt salvate în copii de rezervă cu frecvență regulată, stocate securizat. |
| Monitorizare acces | Log-urile de acces la server sunt monitorizate pentru detectarea activității suspecte sau a accesului neautorizat. |
| Notificare incident | În caz de incident de securitate care afectează datele personale, vom notifica ANSPDCP în termen de 72 de ore (art. 33 GDPR) și persoanele afectate dacă riscul este ridicat (art. 34 GDPR). |
Niciun sistem informatic nu poate garanta securitate absolută. Îți recomandăm să nu incluzi în mesaje date sensibile inutile (ex. CNP, date de card bancar).
📝 9. Modificări ale politicii
Această politică poate fi actualizată pentru a reflecta modificări legislative, schimbări în activitatea noastră sau îmbunătățiri ale practicilor de protecție a datelor.
Data ultimei modificări este afișată în antetul documentului. Modificările semnificative vor fi comunicate printr-un banner vizibil pe site. Continuarea utilizării site-ului după publicarea modificărilor constituie acceptarea versiunii actualizate, în măsura permisă de lege.
Versiunile anterioare ale politicii pot fi solicitate la office@smarten.ro.
📨 10. Contact pentru solicitări GDPR
Pentru orice întrebare, solicitare privind drepturile tale sau alte aspecte legate de prelucrarea datelor, ne poți contacta:
| Email (recomandat) | office@smarten.ro — menționează în subiect: GDPR – solicitare |
| Telefon | +40 750 488 660 |
| Poștă | SMARTEN S.R.L., Str. Principala nr. 75, Georocu Mare, județul Dolj, cod poștal 207215, România |
Îți vom confirma primirea solicitării în termen de 5 zile lucrătoare și vom răspunde complet în termenul legal de 30 de zile.